Le Passeport de prévention centralise les attestations, certificats, certifications professionnelles et diplômes obtenus dans le domaine de la santé et de la sécurité au travail. Créé par la loi du 2 août 2021, il est intégré au système d’information du compte personnel de formation et géré par la Caisse des Dépôts.
Son déploiement est progressif. Le service est accessible aux organismes de formation depuis le 28 avril 2025, avec une obligation de déclaration applicable depuis le 1er septembre 2025. Les employeurs disposent de leur espace depuis le 16 mars 2026. Les travailleurs et demandeurs d’emploi pourront accéder à leur propre espace à partir du 16 novembre 2026.
Le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026 a prolongé la période transitoire jusqu’au 31 décembre 2026 et fixé les dernières étapes du calendrier. Pour les organismes de formation, l’enjeu ne consiste donc plus seulement à identifier les formations concernées. Il faut intégrer la déclaration au processus de clôture de chaque action.
Quel est l’objectif du Passeport de prévention ?
Le dispositif doit faciliter le suivi des formations suivies par les travailleurs en matière de prévention des risques professionnels. Il permet de conserver une trace des formations et des résultats obtenus, y compris lorsqu’une personne change d’employeur ou occupe un nouveau poste exposé à des risques comparables.
Le passeport doit aussi aider les employeurs à mieux identifier les acquis existants et à éviter certaines répétitions inutiles. Une formation ne doit toutefois pas être écartée au seul motif qu’elle apparaît dans le passeport. L’employeur doit toujours vérifier sa date, son contenu, sa durée de validité éventuelle et son adéquation avec le poste réellement occupé.
Depuis la modification de l’article L. 4141-5 du Code du travail par la loi du 25 juin 2026, l’employeur peut consulter et conserver, sauf opposition du titulaire, les données nécessaires au suivi de ses obligations de formation. Cette possibilité reste soumise au respect du RGPD et au principe de minimisation des données.
Un outil de traçabilité, pas une preuve suffisante à lui seul
Le Passeport de prévention ne remplace pas l’évaluation des risques professionnels, le document unique, l’analyse du poste ou l’obligation de former les travailleurs aux risques auxquels ils sont effectivement exposés.
Il ne remplace pas non plus l’habilitation ou l’autorisation que l’employeur doit éventuellement délivrer. Dans le cas d’une habilitation électrique ou d’une autorisation de conduite, par exemple, la formation suivie peut être enregistrée dans le passeport. La décision d’habiliter le salarié ou de lui délivrer une autorisation demeure de la responsabilité de l’employeur.
Le passeport ne permet donc pas de conclure automatiquement qu’une personne est apte à intervenir dans n’importe quel environnement. Il indique qu’une formation a été suivie ou qu’un résultat a été obtenu. L’employeur doit ensuite apprécier la compétence au regard du poste, des équipements, des risques et de l’organisation du travail.
Quelles formations doivent être déclarées ?
Toutes les formations comportant un lien avec la santé ou la sécurité ne sont pas automatiquement concernées. Le décret n° 2025-748 du 1er août 2025 fixe trois critères cumulatifs.
Pour être déclarée, une formation doit :
- répondre à un objectif de prévention des risques professionnels ou à l’obligation générale de formation des travailleurs
- donner lieu à une attestation de formation ou à un justificatif de réussite
- permettre l’acquisition ou le développement de connaissances et de compétences transférables à un autre poste présentant des risques professionnels similaires
La transférabilité est déterminante. Une consigne exclusivement liée à l’organisation d’un site, à une machine particulière ou aux règles internes d’une seule entreprise ne relève pas nécessairement du Passeport de prévention.
Le portail officiel propose un simulateur de déclaration permettant de vérifier si une action entre dans le périmètre.
Quatre catégories de formations sont identifiées
Les formations susceptibles d’être déclarées sont réparties en quatre catégories.
Les formations obligatoires encadrées par la réglementation
La première catégorie comprend les formations dont l’objectif, le contenu ou les modalités d’évaluation sont largement définis par la réglementation.
Elle concerne notamment certaines formations relatives à la prévention du risque d’exposition à l’amiante ou à l’exercice des missions de personne compétente en radioprotection.
Ces formations constituent le périmètre le plus directement identifiable, car leur cadre est défini par des textes précis.
Les formations préalables à une autorisation de l’employeur
La deuxième catégorie vise les formations nécessaires avant que l’employeur puisse autoriser un travailleur à occuper un poste ou à réaliser certaines opérations.
Les formations préparant aux opérations sur des installations électriques ou à certaines interventions présentant un risque pyrotechnique peuvent entrer dans cette catégorie.
Seule la formation est déclarée. L’habilitation, l’autorisation de conduite ou l’acte juridique délivré par l’employeur ne doit pas être confondu avec le justificatif de formation.
Les formations répondant à un objectif réglementaire particulier
La troisième catégorie rassemble les formations dont l’objectif est prévu par la réglementation, mais dont le contenu, les modalités d’évaluation ou les conditions de renouvellement sont déterminés par l’employeur selon son activité.
Cela peut concerner les formations relatives à la manutention de charges ou à la prévention de certains risques chimiques ou biologiques.
Les formations relevant de l’obligation générale de prévention
La quatrième catégorie comprend les formations qui ne sont pas directement définies par un texte particulier, mais qui répondent à l’obligation générale de l’employeur de former les travailleurs aux risques professionnels.
Des actions consacrées aux risques psychosociaux, aux troubles musculosquelettiques ou au risque routier peuvent appartenir à cette catégorie lorsqu’elles remplissent les trois critères d’éligibilité.
Depuis le 1er juillet 2026, les organismes de formation doivent déclarer les formations éligibles relevant de ces quatre catégories. Pendant la période transitoire, les employeurs concentrent leurs déclarations sur les deux premières catégories. Ils devront intégrer les quatre catégories à partir du 1er janvier 2027. Le calendrier officiel détaille cette montée en charge.
Certaines formations restent exclues
Le fait qu’une formation contienne des notions de prévention ne suffit pas à la rendre déclarable.
Le cadre réglementaire exclut notamment :
- les formations de formateurs à la prévention
- les formations relatives aux conditions d’exécution d’un travail qui sont exclusivement liées à un poste ou à une entreprise
- les formations en santé, sécurité et conditions de travail des membres du comité social et économique
- la plupart des formations générales de préventeurs
- les formations portant sur la sécurité des personnes et des biens lorsqu’elles ne répondent pas aux exceptions prévues
La formation de sauveteur secouriste du travail reste déclarable. Certaines formations complémentaires destinées à intervenir dans un environnement présentant un risque professionnel particulier peuvent également entrer dans le passeport.
L’intitulé commercial de la formation ne permet donc pas de déterminer son éligibilité. L’organisme doit examiner l’objectif, le public, les compétences transférables, le justificatif délivré et les éventuelles exclusions réglementaires.
Attestation de formation ou justificatif de réussite ?
Le Passeport de prévention distingue deux types de déclaration.
L’attestation de formation confirme la participation assidue du travailleur à la formation. Elle ne signifie pas nécessairement qu’une évaluation a validé l’acquisition des compétences.
Le justificatif de réussite confirme le suivi de la formation et la validation des connaissances ou compétences au moyen d’une évaluation. Il peut prendre la forme d’un certificat, d’une certification RNCP ou RS, d’un titre, d’un diplôme ou d’une attestation d’évaluation.
Lorsqu’une même action donne lieu à une attestation de formation et à un justificatif de réussite, il ne faut pas créer deux déclarations. Le portail officiel demande de sélectionner uniquement le justificatif de réussite, qui permet également de renseigner les informations relatives à la formation.
Cette distinction influence aussi le calcul du délai :
- pour une attestation, le point de départ est la fin du trimestre au cours duquel la formation s’est terminée
- pour un justificatif de réussite, le point de départ est la fin du trimestre au cours duquel sa validité a commencé
Qui doit effectuer la déclaration ?
La responsabilité dépend de la personne qui organise juridiquement la formation.
Lorsqu’un organisme de formation conclut une convention avec un employeur, un contrat avec un particulier ou dispense une action financée par le CPF, il lui appartient de déclarer la formation concernée.
Cette responsabilité lui incombe même lorsqu’il fait réaliser tout ou partie de la prestation par un sous-traitant.
Le sous-traitant ne déclare pas la formation
Lorsqu’un prestataire intervient pour le compte d’un autre organisme de formation dans le cadre d’un contrat de sous-traitance, il ne doit pas effectuer la déclaration dans son propre espace.
La déclaration revient à l’organisme donneur d’ordre, qui est lié à l’employeur ou au bénéficiaire. Cette répartition est expressément rappelée par la FAQ officielle consacrée à la sous-traitance.
Le sous-traitant doit toutefois transmettre au donneur d’ordre les informations nécessaires à la déclaration. Le contrat de sous-traitance devrait donc préciser :
- les données à transmettre
- le format attendu
- le délai de transmission
- les justificatifs à remettre
- la procédure de correction d’une erreur
- les responsabilités en cas de donnée manquante
Une double déclaration par le donneur d’ordre et le sous-traitant ne renforce pas la traçabilité. Elle risque au contraire de créer un doublon ou des données contradictoires.
L’employeur déclare les formations dispensées en interne
L’employeur renseigne les formations qu’il dispense lui-même à ses travailleurs lorsqu’elles entrent dans le périmètre du passeport.
Lorsqu’un organisme extérieur a réalisé la formation pour son compte, l’organisme effectue la déclaration. L’employeur peut ensuite la vérifier et demander une correction ou un complément dans le délai prévu.
En l’absence de vérification, la déclaration est réputée vérifiée à l’expiration de ce délai. Si l’organisme n’a pas réalisé la déclaration qui lui incombe, l’employeur doit reprendre la saisie dans les neuf mois suivant l’expiration du délai laissé au prestataire.
Tous les stagiaires ne suivent pas le même circuit
Pour un travailleur actif du secteur privé ou public, l’organisme déclare la formation éligible qu’il a dispensée.
Pour un apprenti ou un alternant, la déclaration manuelle est nécessaire lorsque la formation est réalisée à la demande de l’employeur. Les formations SST intégrées au parcours initial sont destinées à être renseignées automatiquement par l’intermédiaire du système d’information du CPF.
Une formation suivie par un demandeur d’emploi et bénéficiant d’un financement public ne doit pas être déclarée manuellement par l’organisme. Elle est destinée à alimenter automatiquement le passeport.
Il en va de même pour les formations SST intégrées à un cursus scolaire ou universitaire. L’organisme doit donc identifier le statut du bénéficiaire et le contexte de financement avant de procéder à la saisie.
Quelles données doivent être déclarées ?
Le portail permet une saisie individuelle ou un import en masse au format CSV. Cette dernière fonctionnalité est disponible depuis le 9 juillet 2026.
Pour une attestation de formation, les informations demandées portent notamment sur :
- l’intitulé de la formation
- les dates de début et de fin
- la modalité présentielle, à distance ou mixte
- au moins trois compétences transférables et leurs codes ROME
- la qualification du formateur
- le caractère certifiant ou non de l’action
- le code RNCP ou RS lorsque la formation est certifiante
- le domaine et la spécialité lorsqu’elle n’est pas certifiante
- le numéro de sécurité sociale du titulaire
- son nom de naissance
- le SIRET de l’employeur lorsque la formation est réalisée dans le cadre d’une convention
Pour un justificatif de réussite, la déclaration porte également sur le type de justificatif, son nom, sa spécialité éventuelle, son mode d’obtention et sa date de début de validité.
Ces informations doivent correspondre à celles figurant dans le dossier pédagogique et dans le document remis au bénéficiaire. Le portail ne doit pas devenir une source autonome dans laquelle les données seraient ressaisies sans contrôle.
Le calendrier actualisé en 2026
| Date | Étape |
|---|---|
| 28 avril 2025 | Ouverture du service aux organismes de formation |
| 1er septembre 2025 | Début de l’obligation déclarative des organismes de formation |
| 16 mars 2026 | Ouverture de l’espace des employeurs |
| 1er juillet 2026 | Déclaration des quatre catégories de formations par les organismes |
| 9 juillet 2026 | Ouverture de l’import en masse par fichier CSV |
| 16 novembre 2026 | Ouverture de l’espace aux travailleurs et demandeurs d’emploi |
| 31 décembre 2026 | Fin de la période transitoire |
| 1er janvier 2027 | Application du régime pérenne |
L’ouverture aux travailleurs leur permettra de consulter les déclarations réalisées par les employeurs et les organismes. Ils pourront également compléter leur passeport, notamment pour des formations suivies avant le déploiement du dispositif ou à leur propre initiative.
Quels délais pour les organismes de formation ?
Pendant la période transitoire, les organismes disposent d’un délai supplémentaire de trois mois.
| Formation ou justificatif concerné | Date limite |
|---|---|
| Formation terminée entre le 1er septembre et le 31 décembre 2025 | Déclaration au plus tard le 30 septembre 2026 |
| Formation terminée entre le 1er janvier et le 31 décembre 2026 | Six mois après la fin du trimestre concerné |
| Justificatif dont la validité débute en 2026 | Six mois après la fin du trimestre concerné |
| Formation terminée à partir du 1er janvier 2027 | Trois mois après la fin du trimestre concerné |
| Justificatif dont la validité débute à partir du 1er janvier 2027 | Trois mois après la fin du trimestre concerné |
Une formation donnant lieu à une attestation et terminée le 3 avril 2026 appartient au deuxième trimestre, qui se termine le 30 juin. L’organisme dispose de six mois après la fin de ce trimestre. La déclaration doit donc être effectuée au plus tard le 31 décembre 2026.
Une formation achevée le 3 novembre 2027 appartient au quatrième trimestre. Avec le délai pérenne de trois mois, elle doit être déclarée au plus tard le 31 mars 2028.
Quels délais pour les employeurs ?
Les employeurs bénéficient d’un délai plus long que les organismes.
| Formation dispensée en interne | Date limite |
|---|---|
| Formation terminée entre le 16 et le 31 mars 2026 | Avant le 1er avril 2027 |
| Formation terminée entre le 1er avril et le 31 décembre 2026 | Neuf mois après la fin du trimestre concerné |
| Formation terminée à partir du 1er janvier 2027 | Six mois après la fin du trimestre concerné |
Les mêmes délais s’appliquent à la vérification des déclarations effectuées par les organismes pour le compte de l’employeur.
Une formation interne terminée le 3 octobre 2026 appartient au quatrième trimestre. L’employeur dispose de neuf mois après le 31 décembre 2026. Il doit donc effectuer la déclaration au plus tard le 30 septembre 2027.
Le simulateur officiel des délais permet de déterminer l’échéance exacte en fonction de la date et du type de justificatif.
Le cas particulier des certifications du Répertoire spécifique
Pendant la période transitoire, les organismes habilités par un certificateur à organiser les évaluations ou à délivrer une certification enregistrée au Répertoire spécifique doivent porter une attention particulière au type de déclaration.
Lorsqu’un organisme prépare à la certification sans être habilité à organiser l’évaluation, il déclare une attestation de formation.
Lorsqu’il est habilité à organiser les épreuves pour le compte du certificateur, il déclare un justificatif de réussite pour les candidats reçus.
Du 1er septembre au 15 novembre 2026, les organismes habilités doivent déclarer les certifications RS concernées dans les six mois suivant la fin du trimestre au cours duquel elles ont été délivrées. À partir de l’ouverture de l’espace aux travailleurs le 16 novembre 2026, ces certifications ont vocation à être intégrées automatiquement dans le passeport par le système d’information du CPF.
L’organisme doit donc vérifier le circuit applicable afin d’éviter une absence de déclaration ou un doublon avec l’alimentation automatique.
La déclaration ne dispense pas de conserver les preuves
Le Passeport de prévention n’est pas un coffre documentaire complet pour le prestataire. Il ne remplace ni le dossier de réalisation de la formation ni les obligations de conservation applicables aux pièces pédagogiques, contractuelles et financières.
L’organisme doit continuer à conserver les éléments permettant d’établir :
- l’identité du bénéficiaire
- son assiduité
- les dates et la durée de la formation
- le programme réalisé
- les moyens pédagogiques mobilisés
- les compétences et qualifications du formateur
- les évaluations réalisées
- le résultat obtenu
- le justificatif délivré
- la donnée transmise au Passeport de prévention
Cette conservation est indispensable en cas de contrôle, de contestation ou de demande de correction formulée par l’employeur ou le titulaire.
La donnée déclarée doit provenir du dossier de formation
Les informations saisies dans le passeport doivent correspondre à celles figurant sur l’attestation, le certificat ou le justificatif remis au bénéficiaire.
Une date de validité différente, un intitulé imprécis ou une erreur d’identification peut compliquer la vérification de l’employeur. La personne chargée de la déclaration doit donc travailler à partir du dossier validé et non d’un tableau commercial ou d’une liste provisoire de participants.
Lorsque l’organisme importe un fichier CSV, il doit consulter le statut du dépôt. Un fichier peut être traité avec succès, traité avec des erreurs ou rejeté. Le simple dépôt du fichier ne suffit donc pas à démontrer que toutes les déclarations ont été enregistrées.
Comment organiser les corrections ?
L’employeur peut demander à l’organisme de compléter ou de corriger une déclaration effectuée pour l’un de ses travailleurs.
Le prestataire doit être capable de retrouver la source de l’information, d’examiner la demande et de corriger la donnée lorsqu’elle est effectivement erronée. Une procédure interne devrait préciser :
- le canal utilisé pour recevoir la demande
- la personne chargée de la vérifier
- le document faisant foi
- le délai interne de traitement
- la validation avant modification
- la conservation de la demande et de la correction
Une correction ne doit pas être effectuée uniquement parce que le client souhaite modifier l’intitulé ou la portée de la formation. Elle doit correspondre à la prestation réellement réalisée et au justificatif effectivement délivré.
Une sanction administrative est prévue
L’obligation de renseigner le Passeport de prévention n’est pas seulement déclarative. Depuis la loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales, le Code du travail prévoit une amende administrative maximale de 2 000 euros par manquement à l’obligation d’alimenter le passeport.
Cette sanction concerne notamment les organismes de formation pour les actions qu’ils dispensent directement ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant. Le montant peut être augmenté en cas de nouveau manquement dans les conditions prévues par l’article L. 6356-2 du Code du travail.
Le risque ne se limite donc pas à une difficulté de suivi pour l’employeur. Une absence de déclaration peut également produire une conséquence administrative pour le prestataire responsable.
Le plan d’action pour les prestataires SST
- Cartographier les formations proposées selon les quatre catégories officielles.
- Vérifier les trois critères cumulatifs pour chaque action.
- Identifier les formations exclues du dispositif.
- Distinguer les attestations de formation des justificatifs de réussite.
- Désigner une personne responsable des déclarations et son suppléant.
- Vérifier les accès et habilitations au portail par l’intermédiaire de Net-entreprises.
- Définir les données et justificatifs transmis par les formateurs et sous-traitants.
- Intégrer les compétences transférables et les codes nécessaires dans les dossiers.
- Prévoir un contrôle de cohérence avant chaque validation ou import.
- Vérifier le statut des fichiers déposés en masse.
- Informer les clients de la répartition des responsabilités.
- Mettre en place une procédure de correction et conserver sa traçabilité.
- Suivre séparément les délais transitoires de 2026 et les délais pérennes de 2027.
Le principal risque n’est pas seulement l’absence de saisie. Une déclaration tardive, attribuée au mauvais organisme, créée en double ou incohérente avec le justificatif remis au bénéficiaire peut compliquer le suivi des obligations de l’employeur.
Le Passeport de prévention doit donc être intégré au processus normal de clôture de la formation. La déclaration ne constitue pas une formalité indépendante. Elle prolonge la production du justificatif, la vérification du résultat et l’archivage du dossier.
