Décrochage en formation : comment agir avant l’abandon ?

Bonjour et bienvenue dans Le Brief Formation. Pour ce quatrième épisode, on va parler d’une situation que beaucoup de formateurs et de responsables pédagogiques connaissent : une personne commence sa formation, semble motivée, puis quelque chose change. Elle participe moins, prend du retard, manque une séance ou ne répond plus aux messages. À quel moment faut-il s’inquiéter ? Et surtout, que peut-on faire avant que cette personne abandonne son parcours ? La question paraît simple, mais elle demande de la prudence. Une absence ne signifie pas forcément un décrochage. Un exercice non rendu peut venir d’un problème de connexion, d’une consigne mal comprise, d’une semaine de travail chargée ou d’une difficulté personnelle dont nous ne savons rien. À l’inverse, attendre plusieurs semaines avant de reprendre contact peut rendre la reprise beaucoup plus difficile. Dans cet épisode, nous allons donc nous intéresser à ce qui se passe entre ces deux moments : celui où l’on remarque qu’un apprenant s’éloigne, et celui où l’on peut encore construire avec lui une suite possible. Commençons par un constat : abandonner une formation ne signifie pas nécessairement manquer de motivation. La Dares et France compétences ont interrogé des personnes ayant mobilisé leur CPF et sorties de formation en novembre 2021. Parmi celles qui avaient abandonné avant la fin, 38 % évoquaient un manque de temps. D’autres motifs concernaient la compatibilité de la formation avec la vie quotidienne, son niveau, sa qualité ou la manière dont elle se déroulait. Cette enquête porte sur un public et une période précis ; elle ne décrit pas toutes les formations aujourd’hui. Elle rappelle néanmoins quelque chose d’essentiel : lorsqu’un parcours s’interrompt, il faut chercher à comprendre ce qui s’est passé avant de conclure que la personne « n’était pas assez motivée ». Imaginez, par exemple, une formation à distance que l’apprenant doit suivre en dehors de son temps de travail. Lors de l’inscription, il pense pouvoir y consacrer plusieurs heures par semaine. Puis ses horaires changent. Le premier module reste inachevé, le second arrive, et la quantité de travail à rattraper devient intimidante. Le problème initial était peut-être seulement une question de disponibilité. Mais si personne ne reprend contact, ce retard peut progressivement devenir un abandon. Autre situation possible : une personne est bien présente à chaque séance, mais elle ne réalise plus les activités demandées. Elle écoute, prend parfois des notes, sans parvenir à suivre les exercices. Si l’on regarde uniquement les présences, rien n’alerte. Pourtant, elle est peut-être déjà en train de décrocher de la formation elle-même. Ce sont des exemples imaginés, mais ils montrent pourquoi il est utile de regarder le parcours dans son ensemble. La participation, les travaux rendus, les échanges avec le formateur et la progression ne racontent pas toujours la même histoire. Alors, quels signes peut-on observer ? Il n’existe pas de signal qui prouve, à lui seul, qu’une personne va abandonner. Ce qui mérite notre attention, c’est plutôt un changement par rapport à sa manière habituelle de suivre la formation. Un apprenant qui échangeait facilement et qui devient silencieux. Une personne qui avançait régulièrement et dont les activités s’arrêtent brusquement. Des absences répétées après une première difficulté. Ou encore des messages très courts, dans lesquels elle dit qu’elle « verra plus tard » sans parvenir à préciser quand elle pourra reprendre. Le risque, pour une équipe pédagogique, serait de transformer ces observations en diagnostics. Nous ne savons pas, en regardant une plateforme ou une feuille d’émargement, ce que vit une personne. Nous pouvons seulement constater qu’un élément du parcours demande à être éclairci. C’est pourquoi le premier geste utile est souvent très simple : reprendre contact assez tôt, avec une question ouverte et sans reproche. Par exemple : « J’ai remarqué que vous n’aviez pas pu participer aux dernières activités. Est-ce que quelque chose rend la formation difficile à suivre en ce moment ? » La différence avec un message du type « Vous êtes en retard, merci de régulariser votre situation » est considérable. Le second peut être nécessaire dans certains échanges administratifs, mais il ne nous aide pas beaucoup à comprendre l’obstacle. Le premier laisse à la personne la possibilité d’expliquer ce qu’elle souhaite expliquer, sans la forcer à exposer sa vie privée. Il faut aussi prévoir qu’elle ne répondra peut-être pas au premier message. Dans ce cas, une relance claire peut rappeler à qui s’adresser et proposer un échange à un moment défini. Et si le silence persiste, l’organisme doit s’appuyer sur son fonctionnement habituel de suivi. L’objectif reste de disposer d’informations fiables sur le parcours, tout en laissant une véritable possibilité de dialogue. Lorsqu’un échange a lieu, la tentation est parfois de proposer tout de suite une solution : davantage de temps, une nouvelle ressource, une séance supplémentaire. Mais la première question devrait plutôt être : qu’est-ce qui bloque exactement ? Si la difficulté est pédagogique, ajouter du temps sans revoir l’explication ou l’activité ne suffira peut-être pas. Si la difficulté est liée aux horaires, envoyer davantage de ressources risque d’alourdir la situation. Si la personne découvre que la formation ne correspond pas à son objectif, le problème ne se résoudra pas avec un simple rappel de motivation. Comprendre la nature de l’obstacle permet de décider si un ajustement est possible, et lequel. Cet ajustement n’a pas besoin d’être spectaculaire. Il peut s’agir de reprendre un prérequis, de clarifier une consigne, de proposer un échange avec le formateur ou de rendre plus visible la prochaine étape à accomplir. Dans d’autres situations, il peut être pertinent d’examiner un report ou une adaptation du rythme, lorsque le cadre de la formation et les engagements pris le permettent. France compétences décrit plusieurs formes possibles d’individualisation des parcours : ajuster la durée ou le contenu aux besoins, combiner des modalités de formation et proposer un accompagnement personnalisé. Cela ne veut pas dire que tous les organismes peuvent modifier chaque parcours librement. Cela donne plutôt des pistes pour se demander où existe une marge de manœuvre réelle. Si on prend le cas d’un apprenant qui a manqué deux semaines. Lui dire simplement « rattrapez tout avant lundi » risque de transformer son retard en un obstacle insurmontable. Il peut être plus utile de regarder avec lui ce qui est indispensable pour reprendre : quelle activité permet de retrouver le fil ? Quels éléments doivent être maîtrisés avant de poursuivre ? Qu’est-ce qui peut être travaillé avec un accompagnement, et qu’est-ce qui relève d’une exigence que l’on ne peut pas écarter ? Cette discussion doit rester honnête. Accompagner une personne ne consiste pas à lui promettre qu’elle réussira quoi qu’il arrive, ni à effacer les objectifs ou les critères d’évaluation. C’est rechercher une manière réaliste de reprendre le travail, puis vérifier ensemble si cette reprise fonctionne. Il faut également accepter qu’une poursuite ne soit pas toujours la meilleure issue. Une personne peut avoir besoin de s’arrêter parce que sa situation a changé. Elle peut se rendre compte que le parcours ne répond pas à son projet, ou qu’elle ne dispose plus du temps nécessaire. Un échange utile peut alors conduire à préparer une interruption claire, plutôt qu’à laisser une formation se terminer dans le silence. C’est un point important pour les organismes qui gèrent des dossiers CPF. La Caisse des Dépôts distingue notamment une absence ou un abandon du stagiaire, une interruption décidée par l’organisme avec proposition de report, et une interruption sans report. Pour déclarer la sortie et le service fait, elle demande une date effective et un taux de réalisation correspondant au parcours réellement suivi. Son aide précise aussi que la sortie doit être déclarée lorsque le stagiaire a interrompu ou abandonné la formation sans envisager de reprise. Autrement dit, quelques activités manquées ne suffisent pas, à elles seules, à raconter la fin d’un parcours. Avant de traiter administrativement une situation, il faut établir ce qui a réellement eu lieu et ce que la personne envisage pour la suite. Que peut-on retenir pour sa pratique, dès la prochaine session ? Peut-être trois questions, à se poser régulièrement au sein d'une équipe. D’abord : savez-vous repérer un changement dans la participation ou la progression avant la fin du parcours ? Ensuite : lorsqu’un changement apparaît, qui reprend contact, dans quel délai, et avec quelle possibilité réelle d’échanger ? Enfin : une fois la difficulté comprise, savons-nous proposer une suite précise, qu’il s’agisse d’une reprise, d’un ajustement possible ou d’une interruption correctement établie ? Ces questions ne demandent pas forcément un nouvel outil. Elles demandent surtout que le suivi pédagogique ne repose pas uniquement sur la dernière évaluation ou sur le constat d’une absence. Un bref échange au bon moment peut révéler une difficulté que les indicateurs ne montrent pas. À l’inverse, aucun tableau de bord ne peut décider à la place de l’apprenant ce qui est possible dans sa situation. Prévenir le décrochage, ce n’est pas garantir que toutes les personnes termineront leur formation. C’est éviter qu’une difficulté restée sans réponse devienne, par défaut, une rupture définitive. C’est donner à chacun la possibilité de comprendre où il en est et de prendre une décision éclairée sur la suite de son parcours. Vous retrouverez les études et les ressources officielles utilisées pour cet épisode dans sa description, ainsi que nos articles et nos décryptages sur lebriefformation.fr. Si vous souhaitez suivre les prochains épisodes, pensez à vous abonner au podcast. Merci d’avoir passé ces quelques minutes avec moi. C’était Le Brief Formation. Comprendre ce qui change, agir concrètement. À très bientôt.