Le 1er novembre n’est pas une date de renouvellement général
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 remplace les indicateurs d’appréciation du référentiel national qualité à compter du 1er novembre 2026. Il conserve les sept critères de Qualiopi, mais modifie plusieurs indicateurs et en ajoute un trente-troisième pour les formations par apprentissage.
Cette échéance ne signifie pas que tous les organismes devront renouveler leur certification ou subir un audit exceptionnel avant cette date. Le décret ne prévoit ni expiration anticipée des certificats en cours ni campagne générale de contrôle au 1er novembre.
En revanche, les nouvelles exigences deviendront la référence réglementaire applicable. Un organisme audité après leur entrée en vigueur devra donc être en mesure de présenter des pratiques, des documents et des éléments de preuve cohérents avec le nouveau texte.
L’objectif n’est pas de réécrire l’intégralité du système qualité. Il faut identifier les écarts entre les pratiques existantes et les nouvelles exigences, apporter les corrections nécessaires, puis vérifier que les procédures actualisées sont effectivement appliquées.
Première étape : déterminer les indicateurs réellement applicables
Tous les organismes ne sont pas concernés de la même manière. Certaines évolutions s’appliquent à toutes les catégories d’actions, tandis que d’autres concernent uniquement les formations certifiantes, les prestations réalisées à distance ou l’apprentissage.
La première action consiste donc à construire une matrice d’applicabilité.
| Situation de l’organisme | Points à examiner en priorité |
|---|---|
| Tous les prestataires | Indicateurs 1, 2, 12, 19, 27 et 32 |
| Formations certifiantes | Indicateurs 3 et 7 |
| Formations comprenant des modules à distance | Suivi effectif prévu par l’indicateur 19 |
| Recours à des sous-traitants ou au portage salarial | Traçabilité contractuelle de l’indicateur 27 |
| CFA et organismes proposant de l’apprentissage | Indicateurs 14, 15, 20 et nouvel indicateur 33 |
| Organismes mobilisant de nombreux intervenants | Coordination pédagogique prévue par l’indicateur 19 |
Un responsable du plan de mise en conformité doit être désigné, même dans une petite structure. Son rôle est de centraliser les écarts constatés, d’affecter chaque action à une personne et de suivre sa réalisation jusqu’à la vérification finale.
Cette étape évite deux erreurs fréquentes : modifier inutilement des procédures non concernées ou, à l’inverse, oublier une exigence spécifique à une activité réellement exercée.
Deuxième étape : revoir toutes les informations diffusées au public
Le premier chantier concerne les indicateurs 1, 2 et 3. Il ne doit pas être limité au site internet principal. Les fiches programmes, catalogues, plateformes de référencement, publications commerciales, documents transmis aux prospects et pages consacrées aux financements doivent également être contrôlés.
L’information publique devra notamment préciser le type de reconnaissance auquel conduit la formation, les modalités pédagogiques et les possibilités de financement. Les informations présentées ne devront pas induire le public en erreur sur le contenu de la prestation, ses conditions d’accès, son financement ou les droits réellement ouverts après la formation.
Pour chaque offre, il convient donc de vérifier :
- la désignation exacte de la certification ou de la reconnaissance préparée
- la cohérence entre le programme publié et la prestation réellement délivrée
- les prérequis et les conditions d’admission
- les modalités de financement effectivement mobilisables
- les méthodes pédagogiques utilisées
- les modalités d’évaluation
- les délais d’accès
- les tarifs ou les conditions permettant de les obtenir
- les possibilités réelles de poursuite d’études
Une attention particulière doit être portée aux formulations commerciales. Des expressions telles que « formation entièrement financée », « emploi garanti », « diplôme reconnu » ou « poursuite d’études assurée » ne peuvent être utilisées sans justification précise.
Rendre les indicateurs de résultats vérifiables
L’indicateur 2 ne demande plus seulement de publier des résultats adaptés. Il impose également de rendre leurs modalités de calcul transparentes ou de s’appuyer sur un dispositif existant.
Un taux de réussite, d’abandon ou d’insertion ne devrait donc plus apparaître seul. L’organisme doit pouvoir expliquer la période observée, la population prise en compte, le nombre de bénéficiaires concernés et la méthode de calcul utilisée.
La publication « 92 % de réussite » devient réellement exploitable lorsqu’elle précise, par exemple, qu’elle repose sur 24 candidats présentés à l’examen entre janvier et décembre 2025, dont 22 ont obtenu la certification complète.
L’objectif n’est pas d’alourdir les pages avec des détails statistiques, mais de permettre au public de comprendre ce que mesure réellement le résultat affiché.
Troisième étape : sécuriser les offres certifiantes
Les organismes proposant des formations conduisant à une certification doivent contrôler les indicateurs 3 et 7.
L’indicateur 3 renforce l’information sur les suites de parcours, notamment les possibilités de poursuite d’études. Ces informations doivent correspondre aux droits réellement attachés à la certification. Une poursuite d’études fréquemment constatée ne doit pas être présentée comme une équivalence officielle si aucun texte ou accord ne la prévoit.
L’indicateur 7 ajoute une exigence plus structurante. Le prestataire doit pouvoir démontrer sa capacité à préparer la certification visée, y compris lorsqu’une habilitation de l’organisme certificateur est nécessaire.
Le dossier à constituer peut comprendre :
- la convention ou l’habilitation délivrée par le certificateur
- la version applicable du référentiel de compétences
- le référentiel d’évaluation
- le programme faisant apparaître la couverture des compétences
- les modalités de positionnement et d’évaluation
- les qualifications des intervenants
- les conditions de présentation des candidats
- les échanges avec l’autorité certificatrice
- le suivi des évolutions de la certification
Une simple mention du numéro RNCP ou RS sur le programme ne suffit pas à démontrer la capacité de l’organisme à préparer correctement les bénéficiaires.
Quatrième étape : formaliser la prévention des violences, du harcèlement et des discriminations
Le renforcement de l’indicateur 12 concerne l’ensemble des catégories d’actions. Les organismes doivent désormais intégrer à leur dispositif de suivi la prévention et le traitement des situations de violence, de violences sexistes et sexuelles, de harcèlement et de discrimination pouvant survenir pendant la formation.
Il ne suffit donc plus de faire figurer une interdiction générale dans le règlement intérieur. L’organisme doit être capable de montrer comment une situation est prévenue, signalée, analysée et traitée.
La procédure devrait définir :
- les personnes pouvant être contactées
- les canaux de signalement disponibles
- les règles de confidentialité
- la protection de la personne à l’origine du signalement
- les premières mesures pouvant être prises
- les modalités d’analyse des faits
- les responsabilités de la direction
- les éventuels relais extérieurs
- la conservation sécurisée des informations
- le suivi de la situation jusqu’à sa clôture
Les équipes administratives et pédagogiques doivent savoir reconnaître une alerte et orienter rapidement la personne concernée. Les coordonnées des interlocuteurs doivent être facilement accessibles aux bénéficiaires.
Pour les CFA, les indicateurs 14 et 15 vont plus loin. Ils imposent notamment une procédure de traitement rapide des ruptures liées à des violences ou des discriminations subies en formation ou dans l’entreprise. Les apprentis doivent également être informés des dispositifs de prévention, de signalement et d’accompagnement, avec une vigilance renforcée lorsqu’ils sont mineurs.
Le CFA doit enfin prévoir les conditions de saisine du médiateur de l’apprentissage et de signalement des dysfonctionnements à l’inspection du travail.
Cinquième étape : fiabiliser le suivi des formations à distance
L’indicateur 19 introduit une obligation explicite de vérification du suivi effectif lorsque des modules pédagogiques sont réalisés à distance.
La seule mise à disposition d’une plateforme ou la présence de traces de connexion ne permet pas toujours d’établir que l’apprenant a réellement suivi le parcours.
Le prestataire doit déterminer ce qu’il entend par « suivi effectif » et mettre en place des moyens cohérents avec la formation. Il peut s’appuyer sur la progression dans les modules, la réalisation d’activités, la remise de travaux, les résultats obtenus, la participation aux classes virtuelles ou les échanges avec l’équipe pédagogique.
Le dispositif doit également permettre de repérer les situations anormales. Une absence prolongée, plusieurs activités non réalisées ou une progression brutalement interrompue doivent pouvoir déclencher une relance ou une action d’accompagnement.
Les organismes concernés devraient formaliser :
- les données de suivi utilisées
- les seuils ou événements déclenchant une alerte
- la personne responsable de leur surveillance
- les modalités de relance
- la traçabilité des actions engagées
- les conditions d’adaptation du parcours
Cette évolution ne concerne pas uniquement les formations intégralement à distance. Elle doit également être examinée pour les parcours hybrides comprenant quelques modules asynchrones.
Sixième étape : organiser la coordination pédagogique
Le même indicateur 19 prévoit la désignation d’un référent pédagogique par formation lorsque le nombre d’intervenants dépasse un seuil qui doit être fixé par arrêté ministériel.
Le décret ne précise pas lui-même ce seuil. Il est donc nécessaire d’organiser une veille jusqu’à la publication de l’arrêté attendu.
Les organismes faisant intervenir plusieurs formateurs peuvent néanmoins préparer dès maintenant leur dispositif. Le référent pédagogique doit disposer d’un rôle réel dans la coordination des intervenants, le suivi de la progression, la cohérence des contenus, la circulation des informations et le traitement des difficultés pédagogiques.
Une simple désignation dans un organigramme sera insuffisante si elle ne correspond à aucune activité identifiable.
Les preuves pourront notamment reposer sur des réunions pédagogiques, des comptes rendus, un tableau de progression partagé, des consignes communes, des arbitrages documentés ou des échanges relatifs à l’adaptation des parcours.
Septième étape : mettre les contrats de sous-traitance en conformité
L’indicateur 27 exige désormais que le respect du référentiel soit traçable dans les contrats de sous-traitance.
Les contrats existants doivent être recensés et vérifiés. Il est recommandé d’y intégrer des clauses portant sur les exigences qualité applicables, les documents à fournir, les modalités de contrôle, le signalement des incidents, la protection des bénéficiaires et la conservation des preuves.
Le contrat peut également prévoir :
- les compétences attendues du sous-traitant
- les modalités pédagogiques à respecter
- les règles de suivi des présences et des évaluations
- les procédures applicables aux réclamations
- le traitement des situations de handicap
- les conditions d’utilisation des ressources pédagogiques
- le droit de contrôle du donneur d’ordre
- les conséquences d’un manquement constaté
Demander uniquement une copie du certificat Qualiopi du sous-traitant ne suffit pas nécessairement à démontrer la maîtrise de la prestation. L’organisme donneur d’ordre doit pouvoir montrer comment il vérifie la conformité de l’intervention qui lui est confiée.
À l’inverse, la nouvelle rédaction de l’indicateur 27 ne signifie pas, à elle seule, que tous les sous-traitants doivent obligatoirement détenir leur propre certification Qualiopi. D’autres règles peuvent toutefois s’appliquer, notamment pour les prestations financées par le CPF. Chaque situation doit donc être analysée selon son cadre contractuel et son mode de financement.
Huitième étape : créer une véritable analyse des risques
L’indicateur 32 ne se limite plus à la mise en place d’actions d’amélioration à partir des appréciations et des réclamations. Il impose désormais une démarche d’amélioration continue comprenant une analyse des risques pesant sur la qualité des formations.
Cette analyse peut rester proportionnée à la taille de l’organisme. Elle doit toutefois être structurée et régulièrement actualisée.
Un registre des risques peut comporter les éléments suivants :
| Élément suivi | Exemple |
|---|---|
| Risque identifié | Indisponibilité d’un formateur principal |
| Conséquence possible | Interruption ou désorganisation du parcours |
| Niveau de risque | Probabilité et gravité estimées |
| Mesure préventive | Identification d’un intervenant remplaçant |
| Responsable | Direction pédagogique |
| Indicateur de surveillance | Nombre de séances reportées |
| Action corrective | Réorganisation ou remplacement |
| Vérification | Contrôle de la continuité et retour des bénéficiaires |
Les risques peuvent être pédagogiques, humains, techniques, réglementaires ou organisationnels. Ils peuvent concerner une plateforme indisponible, un défaut d’habilitation, une rupture de contrat d’apprentissage, une erreur dans l’information publique, un intervenant insuffisamment qualifié ou une absence de solution adaptée à un bénéficiaire en situation de handicap.
Le registre ne doit pas devenir un document figé créé pour l’audit. Il doit être alimenté par les incidents, les réclamations, les évaluations, les résultats, les évolutions réglementaires et les retours des équipes.
Neuvième étape : traiter les exigences propres aux CFA
Les CFA sont les organismes les plus concernés par l’évolution du référentiel.
L’indicateur 20 renforce les attentes relatives au pilotage de la formation et à la participation des apprentis, des formateurs et des entreprises à la gouvernance. Le conseil de perfectionnement ne doit donc pas être seulement constitué. Son fonctionnement, ses travaux et les décisions qui en résultent doivent pouvoir être démontrés.
Le décret prévoit également une supervision pédagogique renforcée lorsque la proportion d’heures assurées par des intervenants permanents est inférieure à un seuil fixé par arrêté. Comme pour le nombre d’intervenants de l’indicateur 19, ce seuil ne figure pas dans le décret lui-même.
Le nouvel indicateur 33 impose enfin un dispositif d’évaluation des contenus et des enseignements par les apprentis. Cette évaluation doit être distincte du questionnaire général de satisfaction.
Le CFA doit être capable de montrer :
- ce qui est évalué dans les contenus et les enseignements
- à quel moment l’évaluation est réalisée
- comment les résultats sont analysés
- comment ils sont partagés avec les équipes pédagogiques
- quelles améliorations sont décidées
- comment l’efficacité de ces améliorations est vérifiée
Un questionnaire demandant uniquement si l’apprenti est « satisfait de sa formation » ne répondra pas à cette nouvelle exigence. Il faudra interroger plus précisément la compréhension des contenus, leur progression, leur articulation avec l’activité en entreprise, les méthodes utilisées et l’utilité des apprentissages.
Dixième étape : tester les procédures sur des actions réelles
Une mise à jour documentaire ne suffit pas. Avant le 1er novembre, les organismes doivent vérifier que les nouveaux dispositifs peuvent être appliqués à des formations réelles.
Le contrôle peut être réalisé sur un petit échantillon représentatif :
- une formation courte
- une formation longue
- une action certifiante
- une prestation à distance
- une action sous-traitée
- une formation en apprentissage, lorsque l’organisme est concerné
Pour chaque action, il faut suivre le parcours depuis l’information publiée jusqu’à l’amélioration continue. Les équipes doivent être capables de retrouver les documents, d’expliquer les pratiques et de présenter des preuves datées.
L’exercice permet de repérer les écarts entre les procédures rédigées et la réalité du terrain. Il évite également de découvrir, lors de l’audit, qu’une personne désignée comme responsable ignore le rôle qui lui a été attribué.
Un calendrier de mise en conformité sur neuf semaines
| Période | Travail à réaliser | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Du 24 au 31 août | Déterminer les indicateurs applicables et désigner les responsables | Matrice d’applicabilité et plan de pilotage |
| Du 1er au 11 septembre | Contrôler les informations publiques, les résultats et les offres certifiantes | Pages, programmes et indicateurs actualisés |
| Du 14 au 25 septembre | Réviser les procédures de signalement, le suivi à distance et les contrats | Procédures utilisables et contrats conformes |
| Du 28 septembre au 9 octobre | Mettre en place l’analyse des risques et les dispositifs propres aux CFA | Registre des risques et outils d’évaluation |
| Du 12 au 23 octobre | Tester le dispositif sur des actions réelles | Éléments de preuve et écarts identifiés |
| Du 26 au 30 octobre | Corriger les derniers écarts et informer les équipes | Système qualité opérationnel |
| À partir du 1er novembre | Appliquer les nouveaux documents et poursuivre la veille | Conformité suivie dans la durée |
Les documents qui devraient être prêts avant l’échéance
Au terme de ce chantier, l’organisme devrait disposer au minimum d’une matrice d’applicabilité, d’une revue des informations publiques, d’une méthode documentée de calcul des résultats, d’une procédure de prévention et de traitement des violences, d’un dispositif de suivi des formations à distance, de contrats de sous-traitance actualisés et d’une analyse des risques.
Les organismes proposant des formations certifiantes devront également avoir vérifié leurs habilitations et la correspondance entre leurs programmes et les référentiels préparés.
Les CFA devront compléter cet ensemble par leurs procédures de traitement des ruptures, leurs informations destinées aux apprentis, leurs preuves de gouvernance et leur dispositif d’évaluation des contenus et des enseignements.
Ne pas attendre le futur guide de lecture pour commencer
À la date de préparation de cet article, la page officielle du ministère présente encore le guide de lecture Qualiopi publié en janvier 2024. Une actualisation sera nécessaire pour préciser les niveaux attendus, les exemples de preuves et le traitement des situations particulières.
Deux arrêtés sont également attendus pour fixer le seuil d’intervenants déclenchant la désignation d’un référent pédagogique et le seuil applicable à la proportion d’heures assurées par des intervenants permanents dans les CFA.
Ces textes devront être intégrés à la veille réglementaire. Leur attente ne doit toutefois pas retarder les autres travaux, car l’essentiel des modifications peut déjà être traduit dans les pratiques.
Une mise à jour qui doit rester proportionnée
La réforme ne justifie pas de multiplier les procédures ou de reconstruire artificiellement un système qualité complet. Un organisme disposant déjà de pratiques solides pourra adapter ses outils existants.
L’enjeu consiste surtout à rendre certaines pratiques plus explicites, plus vérifiables et mieux tracées. Une procédure courte mais connue et réellement appliquée aura davantage de valeur qu’un document volumineux que personne n’utilise.
Le 1er novembre doit donc être considéré comme une échéance opérationnelle. À cette date, les nouvelles règles ne devront pas seulement être présentes dans les documents. Elles devront être comprises par les équipes, intégrées aux formations et visibles dans les preuves produites au quotidien.
