Formation à distance : quelles preuves conserver pour démontrer le service fait ?

Le service fait correspond à la réalisation effective de la formation

L’article R. 6313-3 du Code du travail prévoit que la réalisation de l’action de formation doit être justifiée par le prestataire au moyen de tout élément probant.

La réglementation n’impose donc pas un document unique qui suffirait, à lui seul, à démontrer l’exécution d’une formation. L’organisme doit réunir un ensemble de pièces permettant de vérifier :

• l’identité du bénéficiaire
• la réalité de son entrée en formation
• les activités pédagogiques effectivement réalisées
• les évaluations effectuées
• l’accompagnement pédagogique et technique proposé
• la progression atteinte
• la date et le motif de sortie
• la cohérence entre le service réalisé et la somme facturée

Pour une formation en présentiel, la feuille d’émargement constitue souvent une pièce importante. À distance, la preuve doit généralement être constituée à partir de plusieurs sources : données de la plateforme, productions du bénéficiaire, résultats aux évaluations, échanges avec les formateurs et interventions du support.

La question n’est pas seulement de savoir si le bénéficiaire s’est connecté. Il faut pouvoir démontrer qu’il a effectivement participé au parcours pédagogique prévu.

Les obligations particulières de la formation à distance

L’article D. 6313-3-1 du Code du travail prévoit qu’une action de formation réalisée en tout ou partie à distance doit comprendre :

• une assistance technique et pédagogique appropriée
• une information du bénéficiaire sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne
• des évaluations qui jalonnent ou concluent l’action de formation

Ces trois composantes doivent apparaître dans le dossier de preuve.

L’organisme doit ainsi pouvoir montrer que le bénéficiaire connaissait les activités attendues, qu’il pouvait obtenir une assistance et que sa progression a été évaluée. Une plateforme proposant uniquement des vidéos et des documents téléchargeables, sans parcours identifiable, sans évaluation et sans assistance adaptée, ne suffit pas nécessairement à caractériser une action de formation conforme.

La conception du dispositif de preuve commence donc avant l’entrée du premier apprenant. Le programme, le scénario pédagogique et la configuration de la plateforme doivent permettre de produire des traces exploitables.

L’envoi des identifiants ne constitue pas une entrée effective

Pour les formations financées par le CPF, les conditions particulières applicables aux organismes de formation précisent que l’envoi des identifiants et la réalisation de tests de connexion ne constituent pas une entrée effective en formation.

La date d’entrée doit correspondre au moment où le bénéficiaire commence réellement son parcours. Il peut s’agir, selon l’organisation retenue :

• de la participation à une première classe virtuelle
• de la réalisation d’un positionnement obligatoire
• de l’ouverture et de l’accomplissement d’une première séquence pédagogique
• de la remise d’un premier travail
• de la réalisation d’une première activité tracée par la plateforme

La simple activation du compte, l’ouverture de la page d’accueil ou le téléchargement du programme ne démontrent pas nécessairement que la formation a commencé.

L’organisme doit définir une règle interne claire permettant de déterminer l’entrée effective. Cette règle doit être cohérente avec le scénario pédagogique et appliquée de la même manière à tous les bénéficiaires placés dans une situation comparable.

Sur Mon Compte Formation, l’organisme dispose de trois jours ouvrés à compter du début de la formation pour déclarer l’entrée effective du stagiaire dans EDOF. Il est donc nécessaire de disposer rapidement d’une trace datée et individualisée.

Les données de connexion sont utiles, mais rarement suffisantes

Les journaux de connexion constituent une première catégorie de preuves. Ils peuvent indiquer :

• l’identifiant utilisé
• la date et l’heure de connexion
• la durée de la session
• les modules consultés
• les pages ouvertes
• les activités lancées
• les fichiers téléchargés
• les tentatives d’évaluation

Ces informations permettent de situer l’activité du bénéficiaire dans le temps. Elles ne prouvent toutefois pas toujours que le travail attendu a été réellement accompli.

Une plateforme peut rester ouverte sans activité. Un document peut être téléchargé sans être lu. Une vidéo peut être lancée sans être regardée intégralement. Un quiz peut être ouvert sans être terminé.

Les données de connexion doivent donc être rapprochées d’autres éléments, notamment :

• les réponses aux exercices
• les travaux remis
• les résultats aux évaluations
• les commentaires du formateur
• les validations de modules
• les échanges pédagogiques
• les rendez-vous d’accompagnement

La preuve devient plus solide lorsque plusieurs traces indépendantes décrivent la même progression.

Le taux de réalisation doit reposer sur les jalons pédagogiques

Pour une formation à distance ou mixte, les règles de Mon Compte Formation demandent de déterminer le taux de réalisation à partir des jalons pédagogiques ou des évaluations effectivement accomplis.

Le temps de connexion ne doit donc pas être utilisé comme seul indicateur. Une personne peut apprendre rapidement et réaliser toutes les activités en moins de temps que la durée moyenne annoncée. À l’inverse, une connexion prolongée ne signifie pas nécessairement que les objectifs ont été atteints.

L’organisme doit découper le parcours en éléments mesurables, par exemple :

Cette pondération constitue seulement un exemple d’organisation interne. Elle n’est pas imposée par la réglementation. Elle doit être définie en fonction de la durée, de la difficulté et de l’importance des différentes activités du parcours.

Si un bénéficiaire a réalisé le positionnement, trois modules et une production pratique, le taux pourrait atteindre 55 % dans cet exemple. Le dossier devrait alors contenir les preuves correspondant à chacun de ces jalons.

La méthode de calcul doit être arrêtée avant la clôture du dossier. Elle ne doit pas être reconstruite après coup pour faire correspondre artificiellement la progression au montant souhaité.

Les documents à conserver avant l’entrée en formation

Le dossier doit d’abord permettre de comprendre ce qui a été vendu et ce que le bénéficiaire devait réaliser.

Il est utile de conserver :

• la convention ou le contrat de formation
• le programme applicable au bénéficiaire
• les objectifs pédagogiques
• les prérequis
• les modalités d’accès
• les dates prévues
• la durée estimée
• le calendrier des classes virtuelles
• le scénario pédagogique
• la liste des activités obligatoires
• les règles d’évaluation
• les conditions d’assistance technique et pédagogique
• les coordonnées des personnes chargées de l’accompagnement
• les informations communiquées au bénéficiaire avant son inscription
• la preuve de la transmission de ces informations

Lorsque plusieurs versions d’un programme ont existé, l’organisme doit pouvoir retrouver celle qui était applicable au moment de l’inscription. La conservation d’un programme actualisé ne suffit pas si celui-ci ne correspond plus au parcours effectivement proposé.

Les preuves à conserver pendant la formation

Pendant le parcours, l’organisme doit produire des traces individualisées et datées.

Les activités réalisées sur la plateforme

Les exports de la plateforme peuvent notamment faire apparaître :

• les séquences commencées et terminées
• les dates de réalisation
• les résultats obtenus
• le nombre de tentatives
• l’état de validation des modules
• les activités obligatoires non réalisées
• le temps consacré à chaque séquence, lorsqu’il est disponible
• l’historique des connexions

Il est préférable de conserver des exports structurés plutôt que de simples captures d’écran. Une capture isolée peut être difficile à authentifier et ne permet pas toujours de comprendre la progression globale.

Les travaux produits par le bénéficiaire

Les productions constituent souvent les preuves les plus solides :

• études de cas
• exercices
• dossiers
• présentations
• fichiers techniques
• comptes rendus
• enregistrements autorisés
• projets professionnels
• mises en situation
• réponses développées
• portfolios

Chaque production devrait être rattachée au bénéficiaire, à une activité, à une date et, lorsque cela est prévu, à une appréciation du formateur.

Les évaluations

Le dossier peut comprendre :

• les résultats des quiz
• les grilles d’évaluation
• les copies corrigées
• les appréciations du formateur
• les résultats des mises en situation
• les procès-verbaux
• les relevés de compétences
• les validations de blocs ou de modules
• les décisions du jury

Un score global sans détail peut être difficile à exploiter. L’organisme doit pouvoir rattacher le résultat à l’évaluation concernée et expliquer les règles de réussite appliquées.

L’accompagnement pédagogique

Les échanges avec le bénéficiaire démontrent que la formation ne reposait pas uniquement sur la mise à disposition de contenus.

Les preuves peuvent inclure :

• les rendez-vous individuels
• les comptes rendus de tutorat
• les commentaires laissés sur les travaux
• les messages pédagogiques
• les réponses apportées aux questions
• les relances en cas d’inactivité
• les invitations aux classes virtuelles
• les relevés de participation
• les plans d’action proposés
• les adaptations décidées avec le bénéficiaire

Il n’est pas nécessaire de conserver chaque message sans distinction. L’organisme doit sélectionner les éléments permettant de démontrer la réalité et la continuité de l’accompagnement.

L’assistance technique doit également être traçable

L’assistance technique et l’assistance pédagogique correspondent à deux fonctions différentes.

L’assistance technique aide le bénéficiaire à accéder aux outils et à résoudre des difficultés telles que :

• l’impossibilité de se connecter
• la perte d’un mot de passe
• un problème de navigateur
• l’absence de son pendant une classe virtuelle
• l’impossibilité de déposer un devoir
• une erreur d’affichage
• un dysfonctionnement de la plateforme

L’assistance pédagogique porte sur les contenus, les consignes, les exercices, les compétences attendues et la progression.

Pour démontrer l’existence de l’assistance technique, l’organisme peut conserver :

• les coordonnées du support communiquées au bénéficiaire
• les horaires d’ouverture
• les tickets d’assistance
• les courriels échangés
• les dates et délais de réponse
• les solutions apportées
• les interventions réalisées sur le compte
• les guides d’utilisation transmis

Le fait qu’aucun incident n’ait été signalé ne signifie pas que l’assistance n’existait pas. Dans ce cas, l’organisme doit au moins pouvoir montrer que le bénéficiaire avait été informé des moyens permettant de la solliciter.

Les classes virtuelles nécessitent des preuves adaptées

Pour une séquence synchrone à distance, l’organisme peut conserver :

• la convocation
• le lien de connexion
• la liste des participants
• les heures d’entrée et de sortie
• le relevé généré par l’outil de visioconférence
• une feuille d’émargement électronique
• les activités réalisées pendant la séance
• les messages ou réponses dans le fil de discussion
• les résultats d’un exercice effectué en direct
• le support utilisé par le formateur
• le compte rendu de la séance

Le relevé automatique de présence doit être contrôlé. Une connexion de quelques minutes ne peut pas être assimilée à la participation à une séance entière.

L’enregistrement systématique de toutes les classes virtuelles n’est pas une obligation générale. Une telle pratique peut soulever des difficultés en matière de protection des données personnelles et de droit à l’image. D’autres pièces moins intrusives permettent généralement de démontrer la participation.

Les formations asynchrones demandent une preuve plus structurée

Dans une formation asynchrone, le bénéficiaire organise une partie de son temps de travail sans être connecté simultanément avec le formateur. La preuve doit donc être construite autour des activités et des jalons.

Le dossier peut associer :

1. la consultation d’une ressource
2. la réalisation d’un exercice
3. le dépôt d’une production
4. l’évaluation de cette production
5. le retour du formateur
6. la validation de la séquence

Cette succession permet de démontrer une activité pédagogique réelle. Elle est plus probante que la seule indication selon laquelle un module a été « consulté ».

Lorsque le parcours utilise des vidéos, il est utile de prévoir une activité à réaliser après leur consultation : question de compréhension, analyse de situation, exercice pratique ou production personnelle.

Les formations mixtes doivent distinguer chaque modalité

Dans un parcours associant présentiel, classe virtuelle et travail asynchrone, l’organisme doit distinguer les preuves correspondant à chaque modalité.

Le dossier peut contenir :

• les émargements des journées en présentiel
• les relevés de présence aux classes virtuelles
• les traces de progression sur la plateforme
• les travaux réalisés à distance
• les résultats des évaluations
• les échanges avec le tuteur

Le taux global doit pouvoir être reconstitué à partir de ces différentes composantes. Une présence complète en présentiel ne permet pas de déclarer 100 % de réalisation si une partie obligatoire du travail à distance n’a pas été effectuée.

Les preuves qui restent fragiles lorsqu’elles sont isolées

Certaines pièces sont utiles, mais ne devraient pas être utilisées seules pour démontrer la totalité du service fait :

• l’envoi d’un identifiant et d’un mot de passe
• la création d’un compte
• une capture de la page d’accueil
• la durée totale de connexion
• le téléchargement d’un document
• une attestation de réalisation non rapprochée des activités
• une déclaration sur l’honneur non corroborée
• un questionnaire de satisfaction
• un courriel automatique annonçant la fin d’un module
• une facture
• une attestation d’assiduité créée sans données sources
• un certificat généré automatiquement par la plateforme

Ces documents peuvent compléter le dossier. Leur faiblesse apparaît lorsqu’ils ne permettent ni d’identifier précisément le bénéficiaire, ni de retrouver les activités réalisées, ni de vérifier la progression déclarée.

La sortie et le service fait doivent être déclarés avec précision

Pour les dossiers Mon Compte Formation, l’organisme dispose de trois jours ouvrés après la fin de la formation pour déclarer la sortie effective et le service fait dans EDOF.

La déclaration comprend notamment :

• la date de sortie
• le motif de sortie
• le taux de réalisation
• les informations nécessaires à la facturation

Le taux déclaré doit correspondre aux jalons réellement accomplis. La déclaration produit une attestation dématérialisée d’entrée et un certificat de réalisation. Ces documents synthétisent les informations déclarées, mais ils ne remplacent pas les éléments ayant servi à calculer le taux.

Avant de valider le service fait, l’organisme devrait effectuer un contrôle croisé entre :

• le programme prévu
• les activités enregistrées
• les travaux disponibles
• les évaluations réalisées
• les absences ou interruptions
• les échanges avec le bénéficiaire
• le taux calculé
• le montant attendu

Une erreur de déclaration peut être corrigée sous conditions

Selon l’aide officielle de Mon Compte Formation, une correction peut être effectuée dans les cinq jours ouvrés suivant la déclaration du service fait, tant que le dossier n’a pas déjà été modifié ou validé par la Caisse des Dépôts.

Une seule correction directe est possible pour un même dossier. Après ce délai, l’organisme doit solliciter l’assistance EDOF et transmettre les pièces justifiant la modification demandée.

Cette correction peut notamment concerner :

• la date de sortie
• le motif de sortie
• le taux de réalisation
• le montant de la facture

Lorsque la correction conduit à demander une facturation plus élevée, l’organisme doit fournir des preuves précises de l’exécution supplémentaire invoquée.

Il est donc préférable de vérifier le dossier avant la première validation plutôt que de compter sur une correction ultérieure.

Les pièces doivent pouvoir être transmises rapidement

Les conditions particulières de Mon Compte Formation prévoient que la Caisse des Dépôts peut demander les pièces justifiant le service fait. L’organisme dispose alors de cinq jours ouvrés pour transmettre les documents sollicités.

Ces demandes peuvent intervenir pendant une période allant jusqu’à cinq ans après la réalisation de la formation.

Le système d’archivage doit donc permettre de retrouver rapidement un dossier complet, même plusieurs années après la sortie du bénéficiaire. Il ne suffit pas que les données existent encore dans une plateforme si personne ne sait les extraire ou si l’abonnement au logiciel a été résilié.

L’organisme doit anticiper :

• le changement de plateforme
• le départ d’un formateur
• la fin d’un contrat de sous-traitance
• la suppression d’un compte utilisateur
• l’évolution du format des exports
• la fermeture d’un outil
• la perte d’accès à une messagerie professionnelle

Des exports réguliers et un classement indépendant des outils opérationnels permettent de réduire ce risque.

L’organisme reste responsable en cas de sous-traitance

Lorsque tout ou partie de la formation à distance est confiée à un sous-traitant, l’organisme qui porte le dossier doit être en mesure de produire les preuves d’exécution.

Le contrat de sous-traitance devrait préciser :

• les données que le sous-traitant doit enregistrer
• les formats de transmission
• la fréquence des remontées
• les règles d’identification des bénéficiaires
• les preuves d’accompagnement
• les modalités de contrôle
• la durée de conservation
• les conditions de restitution en fin de contrat
• la gestion des demandes d’un financeur
• la protection des données personnelles

Une attestation générale du sous-traitant ne remplace pas les traces individualisées du parcours.

Pour les dossiers CPF, la Caisse des Dépôts peut également demander la transmission des contrats de sous-traitance et effectuer des vérifications auprès des intervenants ou des bénéficiaires.

Le financeur peut recouper les informations

Le contrôle ne se limite pas nécessairement à l’analyse des documents transmis par l’organisme.

La Caisse des Dépôts peut notamment :

• contacter le bénéficiaire
• interroger le formateur
• demander des documents complémentaires
• comparer les données issues de plusieurs systèmes
• vérifier les modalités d’accompagnement
• contrôler la cohérence du programme et des activités
• réaliser ou faire réaliser un contrôle sur place
• examiner le fonctionnement de la plateforme

Les informations communiquées par le bénéficiaire doivent donc être cohérentes avec le dossier de l’organisme. Une plateforme indiquant 100 % de réalisation alors que le bénéficiaire déclare n’avoir suivi qu’une partie du parcours expose l’organisme à une demande d’explication.

En l’absence de preuve suffisante, le paiement peut être suspendu ou refusé. Des sommes déjà versées peuvent également faire l’objet d’une demande de remboursement.

La conservation des traces doit respecter le RGPD

La nécessité de démontrer le service fait n’autorise pas une collecte illimitée.

L’organisme doit informer les bénéficiaires des données enregistrées, notamment lorsque la plateforme collecte :

• les horaires de connexion
• les durées d’utilisation
• les pages consultées
• les résultats
• les messages
• les productions
• les données techniques
• les échanges avec les formateurs

Les données doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. L’accès doit être limité aux personnes qui en ont besoin. Les durées de conservation doivent tenir compte des obligations contractuelles, réglementaires et probatoires applicables.

La conservation d’enregistrements vidéo, de conversations intégrales ou de données particulièrement détaillées doit être justifiée. Lorsque des données moins intrusives suffisent à démontrer la participation, elles doivent être privilégiées.

Comment organiser le dossier de preuve d’un bénéficiaire ?

Un classement standardisé facilite les contrôles et réduit les erreurs.

Le dossier individuel peut être organisé en huit parties :

1. Inscription et contractualisation
   Contrat, convention, programme, dates, financement et informations préalables.
2. Identification et entrée effective
   Contrôle d’identité, première activité, positionnement ou première classe virtuelle.
3. Parcours pédagogique
   Séquences prévues, jalons, pondération et calendrier applicable.
4. Traces de plateforme
   Connexions, activités, progression, modules et exports.
5. Productions et évaluations
   Exercices, devoirs, grilles, résultats et corrections.
6. Accompagnement
   Tutorats, messages, relances, assistance technique et retours pédagogiques.
7. Sortie et certification
   Date de sortie, motif, passage de l’examen, résultat et justificatifs.
8. Calcul du service fait
   Tableau des jalons accomplis, taux retenu, déclaration EDOF et certificat de réalisation.

Chaque document devrait pouvoir être rattaché à un bénéficiaire, une action, une date et une source.

Un exemple de reconstitution du service fait

Un parcours comprend les éléments suivants :

Le taux de réalisation atteint 55 %.

Le dossier peut être composé des pièces suivantes :

• résultat du positionnement
• traces de validation des trois modules
• exercice associé à chaque module
• production pratique remise par le bénéficiaire
• correction du formateur
• échanges de relance concernant la suite du parcours
• preuve de l’absence de réalisation des derniers jalons
• tableau de calcul du taux final

Même si la plateforme indique 30 heures de connexion sur une durée estimée de 35 heures, le taux ne devrait pas être porté automatiquement à 86 %. La progression pédagogique démontrée reste de 55 % selon la méthode définie pour ce parcours.

La checklist avant de déclarer le service fait

Avant la formation

1. Définir les activités et les jalons obligatoires.
2. Affecter une pondération ou une durée à chaque composante.
3. Configurer les traces nécessaires dans la plateforme.
4. Informer le bénéficiaire des activités et de leur durée moyenne.
5. Communiquer les modalités d’assistance.
6. Définir l’événement caractérisant l’entrée effective.

Pendant la formation

1. Contrôler régulièrement les données de progression.
2. Conserver les productions et résultats.
3. Tracer les interventions des formateurs.
4. Enregistrer les demandes d’assistance.
5. Relancer les bénéficiaires inactifs.
6. Vérifier les anomalies de connexion ou d’identification.

À la sortie

1. Contrôler les jalons effectivement accomplis.
2. Calculer le taux selon la méthode prévue.
3. Vérifier la date et le motif de sortie.
4. Comparer le résultat avec les traces disponibles.
5. Déclarer la sortie et le service fait dans le délai applicable.
6. Générer et archiver les documents de clôture.

Après la formation

1. Exporter les données utiles hors de la plateforme.
2. Constituer un dossier individuel lisible.
3. Limiter les accès aux personnes habilitées.
4. Prévoir la conservation pendant la période de contrôle applicable.
5. Tester régulièrement la capacité à retrouver et transmettre les pièces.

Une logique de faisceau de preuves

La démonstration du service fait repose rarement sur une preuve spectaculaire. Elle résulte d’un ensemble de traces cohérentes permettant de suivre le bénéficiaire depuis son entrée jusqu’à sa sortie.

Le dossier le plus solide associe :

• un parcours défini
• une identité vérifiée
• des activités datées
• des productions conservées
• des évaluations exploitables
• un accompagnement démontré
• une méthode de calcul stable
• une déclaration cohérente avec les pièces disponibles

L’objectif n’est pas de conserver le plus grand nombre possible de données. Il est de pouvoir expliquer, plusieurs années après la formation, ce que le bénéficiaire devait réaliser, ce qu’il a effectivement réalisé et comment le taux facturé a été déterminé.