Une obligation applicable à toute modification de la déclaration d’activité
La déclaration d’activité ne constitue pas une formalité réalisée une fois pour toutes. Les informations enregistrées doivent rester conformes à la situation réelle du prestataire.
L’article L. 6351-5 du Code du travail prévoit qu’une déclaration rectificative doit être souscrite lorsqu’un ou plusieurs éléments de la déclaration initiale sont modifiés. La cessation de l’activité de formation doit également être déclarée.
Le délai applicable est fixé par l’article R. 6351-8 du Code du travail. L’organisme dispose de 30 jours pour signaler la modification.
Le texte ne parle pas de jours ouvrés. Il est donc prudent de raisonner en jours calendaires et de ne pas attendre la fin du délai pour engager la démarche.
Cette obligation concerne tous les prestataires disposant d’un numéro de déclaration d’activité, notamment :
- les sociétés
- les entreprises individuelles
- les micro-entrepreneurs
- les associations
- les organismes exerçant uniquement en sous-traitance
- les centres de formation d’apprentis
- les prestataires de bilans de compétences
- les accompagnateurs à la VAE
Quels changements doivent être déclarés ?
La déclaration initiale comprend les informations administratives permettant d’identifier le prestataire et de décrire son activité. L’article R. 6351-4 du Code du travail mentionne notamment la dénomination, l’adresse, l’objet de l’activité et le statut juridique du déclarant.
Dans la pratique, les services régionaux de contrôle demandent également la mise à jour du SIRET, du nom du dirigeant et de l’adresse électronique de contact dans Mon Activité Formation.
| Changement constaté | Démarche à effectuer | Conséquence habituelle sur le NDA |
|---|---|---|
| Changement d’adresse sans changement de région | Mise à jour dans MAF avec le nouveau SIRET, lorsque le transfert en génère un | Le NDA est normalement conservé si le SIREN ne change pas |
| Changement de région | Mise à jour dans MAF et transfert du dossier vers le nouveau service régional de contrôle | Un nouveau NDA est attribué |
| Changement de dénomination ou de raison sociale | Déclaration rectificative dans MAF | Le NDA peut être conservé si le SIREN reste identique |
| Changement de forme juridique sans changement de SIREN | Mise à jour du statut juridique et transmission des justificatifs demandés | Le NDA peut être conservé |
| Changement de dirigeant | Mise à jour de l’identité du représentant légal | Le NDA est normalement conservé |
| Changement d’adresse électronique | Actualisation de l’adresse de contact dans MAF | Aucun changement de NDA |
| Changement de SIRET avec maintien du SIREN | Mise à jour dans MAF et dans les services associés | Le NDA est normalement conservé |
| Changement de SIREN | Information du service régional de contrôle, cessation de l’ancien organisme et nouvelle déclaration d’activité | Un nouveau NDA est nécessaire |
| Cessation de l’activité de formation | Déclaration de cessation avec sa date d’effet | Le NDA de l’organisme cesse de produire ses effets |
| Première action de formation par apprentissage | Transmission des statuts dans les 30 jours pour les personnes morales de droit privé concernées | Le NDA peut être conservé, sous réserve de la conformité des statuts |
Cette présentation reste indicative. Le service régional de contrôle peut demander des pièces différentes selon la nature de la modification et la situation juridique du prestataire.
Un changement de SIRET n’est pas toujours un changement de structure
Le SIRET identifie un établissement. Le SIREN identifie l’entreprise ou la personne morale à laquelle cet établissement appartient.
Cette distinction détermine la procédure à suivre.
Le SIREN ne change pas
Un déménagement, l’ouverture d’un nouvel établissement ou le transfert du siège peut entraîner l’attribution d’un nouveau SIRET tout en conservant le même SIREN.
Dans cette situation, le prestataire reste juridiquement la même personne. Le numéro de déclaration d’activité est normalement conservé lorsque l’organisme reste dans la même région.
L’organisme doit néanmoins mettre à jour son SIRET et son adresse dans MAF. Le guide officiel consacré à l’actualisation des informations précise que la saisie du nouveau code établissement permet de récupérer les données administratives correspondantes.
Le SIREN change
Un changement de SIREN signifie que l’activité est portée par une nouvelle personne juridique. C’est notamment le cas lorsqu’une entreprise individuelle cesse son activité et qu’une société est créée pour reprendre les formations.
Il ne suffit pas de remplacer l’ancien SIRET par celui de la nouvelle société.
Le service régional de contrôle doit être informé de la situation. La procédure comprend généralement :
- les justificatifs concernant l’ancienne structure
- les justificatifs concernant la nouvelle structure
- la déclaration de cessation de l’ancienne activité
- une nouvelle déclaration d’activité
- un courrier expliquant la transformation ou la reprise
- la mention de l’ancien numéro de déclaration d’activité
L’ancienne structure est enregistrée comme ayant cessé son activité. La nouvelle personne juridique reçoit son propre numéro de déclaration d’activité après instruction de son dossier.
Les conventions, attestations, factures et documents réglementaires ne doivent donc pas utiliser indifféremment l’ancien et le nouveau numéro.
Que se passe-t-il en cas de déménagement dans une autre région ?
Le service régional de contrôle compétent dépend du lieu du principal établissement, du siège social ou de la direction effective de l’organisme.
Lorsqu’un dém déménagement conduit l’organisme dans une autre région, le changement d’adresse entraîne le transfert de la déclaration d’activité vers le nouveau service régional de contrôle.
La modification doit être saisie dans MAF. Une nouvelle déclaration est alors transmise au service compétent et un nouveau numéro de déclaration d’activité est attribué.
L’organisme doit attendre la communication de ce numéro avant de mettre à jour définitivement ses documents. Il doit ensuite modifier les supports sur lesquels figure le NDA :
- les conventions de formation
- les contrats de formation professionnelle
- les devis
- les bons de commande
- les factures
- les attestations
- le site Internet
- les conditions générales
- les supports commerciaux qui mentionnent le numéro
Le changement de région ne doit donc pas être traité comme une simple correction d’adresse. Il peut avoir des conséquences sur l’identification administrative de l’organisme et sur ses relations avec les financeurs.
Un changement de dirigeant doit aussi être signalé
Le nom du dirigeant ou du représentant légal fait partie des informations utilisées par l’administration pour identifier les personnes responsables de l’organisme.
Un changement de président d’association, de gérant, de président de société ou de représentant légal doit être déclaré dans MAF dans les 30 jours.
La modification peut nécessiter la transmission de plusieurs justificatifs :
- un procès-verbal de nomination
- des statuts mis à jour
- un justificatif d’immatriculation au Registre national des entreprises
- une pièce d’identité du nouveau dirigeant
- un récépissé de modification pour une association
- une déclaration de non-condamnation lorsque la formalité juridique l’exige
Depuis le 1er août 2025, la déclaration initiale d’activité doit notamment être accompagnée d’une pièce d’identité en cours de validité du déclarant ou du dirigeant. En cas de changement de représentant légal, le service régional de contrôle peut donc demander un justificatif équivalent afin d’actualiser le dossier.
Faut-il déclarer chaque nouvelle formation ?
La création d’un nouveau programme ou l’ajout d’une formation au catalogue ne nécessite pas, à lui seul, une nouvelle déclaration d’activité.
Un NDA n’est pas attribué à une formation particulière. Il identifie le prestataire.
Un organisme déjà déclaré peut donc proposer une nouvelle spécialité, modifier la durée d’un programme ou changer ses modalités pédagogiques sans solliciter un nouveau numéro, sous réserve de respecter les règles applicables à l’action concernée.
Une déclaration rectificative devient en revanche nécessaire si l’évolution modifie un élément de la déclaration initiale. Ce peut être le cas lorsque l’organisme modifie l’objet déclaré de son activité, ajoute une nouvelle activité juridique ou commence à exercer l’apprentissage.
Le cas particulier de l’apprentissage
Lorsqu’une personne morale de droit privé titulaire d’un NDA dispense pour la première fois une action de formation par apprentissage, elle doit transmettre une copie de ses statuts au préfet de région dans les 30 jours.
Cette obligation est prévue par l’article R. 6351-8-1 du Code du travail.
Les statuts doivent mentionner expressément dans leur objet l’activité de formation en apprentissage. Une formulation générale relative à la formation professionnelle peut ne pas être suffisante pour répondre à cette exigence particulière.
Comment effectuer la déclaration rectificative ?
La mise à jour s’effectue principalement dans le téléservice Mon Activité Formation, appelé MAF.
La procédure générale consiste à :
- Réaliser les formalités juridiques nécessaires sur le guichet unique des entreprises
- Attendre la mise à jour des données au Registre national des entreprises et dans le répertoire Sirene lorsque cela est nécessaire
- Réunir les justificatifs correspondant au changement
- Se connecter à Mon Activité Formation
- Ouvrir la fiche d’identification de l’organisme
- Modifier les informations concernées
- Enregistrer et transmettre la demande
- Conserver la preuve de la déclaration et les documents envoyés
- Vérifier ensuite l’actualisation de la liste publique des organismes de formation
Le dépôt d’une formalité sur le guichet unique de l’INPI ne dispense pas de la mise à jour dans MAF. Les deux démarches n’ont pas le même objet.
Le guichet unique actualise les informations juridiques de l’entreprise. MAF actualise la déclaration d’activité en qualité de prestataire de formation.
Lorsque la modification ne peut pas être réalisée directement dans MAF, notamment en cas de changement de SIREN ou de situation juridique complexe, l’organisme doit contacter son service régional de contrôle.
Quels justificatifs préparer ?
La liste exacte dépend du changement déclaré. L’organisme peut notamment préparer :
| Situation | Justificatifs utiles |
|---|---|
| Changement d’adresse ou de SIRET | Justificatif d’immatriculation au RNE, avis de situation Sirene, justificatif de domiciliation |
| Changement de dénomination | Statuts mis à jour, procès-verbal de décision, justificatif RNE |
| Changement de forme juridique | Statuts mis à jour, procès-verbal de transformation, justificatif RNE |
| Changement de dirigeant | Procès-verbal de nomination, justificatif RNE, pièce d’identité |
| Changement de SIREN | Documents de cessation de l’ancienne structure, documents constitutifs de la nouvelle structure, courrier explicatif |
| Changement de région | Justificatif du nouveau siège ou établissement, nouveau SIRET, justificatif RNE |
| Cessation d’activité | Déclaration de cessation, justificatif de radiation lorsque la structure ferme, date effective de cessation |
| Début de l’apprentissage | Statuts mentionnant expressément l’activité de formation en apprentissage |
Il est préférable de conserver un dossier comprenant la date du changement, la date de la déclaration, l’accusé de réception, les justificatifs transmis et les éventuels échanges avec le service régional de contrôle.
La mise à jour de MAF ne suffit pas toujours
Une modification administrative peut devoir être signalée à plusieurs interlocuteurs.
Après la déclaration rectificative, l’organisme doit vérifier les informations détenues par :
- son organisme certificateur Qualiopi
- les OPCO avec lesquels il travaille
- France Travail
- les Régions et autres financeurs publics
- la Caisse des Dépôts pour EDOF
- les certificateurs RNCP ou RS qui l’ont habilité
- ses clients
- son assureur
- sa banque
- son prestataire de paiement
- les plateformes sur lesquelles ses offres sont diffusées
Il faut également actualiser les conventions, contrats, devis, factures, attestations, mentions légales et conditions générales.
Le cas particulier d’EDOF
Un changement de SIRET nécessite une démarche spécifique sur EDOF. Le SIRET ne peut pas être remplacé librement dans les données administratives de l’établissement.
L’organisme doit demander l’accès au nouvel établissement et rattacher les utilisateurs concernés au nouveau SIRET. Les dossiers engagés sous l’ancien SIRET doivent être suivis et clôturés depuis l’ancien espace.
La Caisse des Dépôts précise également que le catalogue ne peut pas être automatiquement transféré d’un SIRET vers un autre. Les organismes concernés doivent donc conserver une copie de leurs offres et anticiper leur recréation lorsque cela est nécessaire.
Que risque l’organisme qui ne déclare pas le changement ?
Depuis le 27 juin 2026, le régime de sanction a évolué.
L’ancienne amende pénale de 4 500 euros attachée au défaut de déclaration rectificative a été abrogée par la loi du 25 juin 2026. Le manquement relève désormais du nouveau régime de sanctions administratives prévu par les articles L. 6356-1 à L. 6356-7 du Code du travail.
L’autorité administrative peut prononcer :
- un avertissement
- une amende administrative pouvant atteindre 4 000 euros par manquement
Le plafond peut être doublé lorsqu’un nouveau manquement de même nature est constaté dans les deux années suivant la notification d’une précédente amende.
Il peut être majoré de 50 % lorsqu’un nouveau manquement de même nature est constaté dans l’année suivant un avertissement.
L’administration doit tenir compte de la gravité du manquement, des circonstances, du comportement de l’organisme, de sa bonne foi, de ses ressources et de ses charges.
Le retard peut également provoquer des difficultés opérationnelles :
- incohérence entre le RNE, MAF et EDOF
- impossibilité d’accéder à certains services
- blocage ou retard de référencement
- difficultés de paiement
- informations erronées dans la liste publique des organismes
- non-conformité constatée pendant un contrôle
- écart lors d’un audit Qualiopi
Le changement ne doit donc pas être considéré comme régularisé tant que toutes les bases utiles n’ont pas été mises à jour.
Le plan d’action à appliquer lors d’un changement
Dès qu’un changement juridique ou administratif est décidé, l’organisme peut appliquer le contrôle suivant :
- Identifier sa date effective
- Vérifier si le SIREN ou seulement le SIRET change
- Déterminer si le changement entraîne un transfert dans une autre région
- Réaliser la formalité juridique sur le guichet unique
- Récupérer les nouveaux justificatifs officiels
- Effectuer la déclaration rectificative dans MAF avant l’expiration des 30 jours
- Contacter le service régional de contrôle si la modification ne peut pas être saisie directement
- Conserver la preuve de la déclaration
- Vérifier les conséquences sur le NDA
- Actualiser EDOF, Qualiopi, les financeurs et les certificateurs
- Modifier les documents contractuels et les supports publics
- Contrôler la cohérence de toutes les informations diffusées
L’enjeu n’est pas seulement de respecter un délai administratif. Il s’agit de garantir que la personne juridique qui contractualise, facture, réalise la formation et reçoit les financements correspond bien à celle qui détient le numéro de déclaration d’activité.
