Une déclaration à effectuer avant le 30 septembre, même sans sous-traitant
La campagne annuelle de déclaration de la sous-traitance est ouverte depuis le 1er mai 2026 et se termine le 30 septembre 2026. Elle ne porte pas sur les prestations actuellement réalisées mais sur celles qui ont été facturées sur Mon Compte Formation entre le 1er janvier et le 31 décembre 2025.
Cette distinction mérite d’être rappelée, car un organisme peut parfaitement ne plus travailler avec un prestataire en 2026 tout en devant le déclarer au titre de l’année 2025. À l’inverse, un nouveau sous-traitant auquel l’organisme fait appel uniquement depuis 2026 n’entre pas dans la liste correspondant à cette campagne annuelle.
Surtout, l’obligation ne concerne pas uniquement les organismes ayant effectivement sous-traité une partie de leurs formations. Tous les organismes référencés sur Mon Compte Formation doivent effectuer la démarche. Lorsqu’aucune sous-traitance n’a été utilisée pendant la période de référence, l’opération est rapide : il faut répondre « Non » à la question correspondante dans EDOF puis enregistrer la déclaration.
L’absence de sous-traitance n’est donc pas synonyme d’absence de déclaration.
Ce qu’il faut avoir réuni avant d’ouvrir EDOF
Pour un organisme ayant eu recours à la sous-traitance en 2025, mieux vaut préparer les informations avant de commencer la saisie. Le portail demande notamment le chiffre d’affaires réalisé et facturé sur Mon Compte Formation, la part correspondant aux prestations sous-traitées et l’identification des prestataires concernés.
Le chiffre d’affaires réalisé sur Mon Compte Formation est prérempli dans l’espace professionnel. Il ne faut toutefois pas le considérer comme nécessairement définitif puisque la Caisse des Dépôts permet à l’organisme de modifier le montant calculé. Cette possibilité implique précisément de le rapprocher de la comptabilité et des dossiers facturés avant de valider la déclaration.
Une préparation simple peut s’organiser autour de quatre ensembles de données :
| À vérifier | Informations à réunir |
|---|---|
| Activité CPF 2025 | Chiffre d’affaires réalisé et facturé sur Mon Compte Formation |
| Sous-traitance | Montant correspondant aux prestations sous-traitées |
| Prestataires | SIRET, raison sociale et NDA de chaque sous-traitant |
| Conditions d’intervention | Situation au regard de Qualiopi, des habilitations et des autres règles applicables |
L’objectif n’est pas simplement de remplir les champs d’EDOF. Les montants et la liste des sous-traitants doivent pouvoir être rapprochés des contrats, des factures et des prestations effectivement réalisées.
Vérifier le plafond de 80 % avant de déclarer
Depuis le 1er avril 2024, un organisme référencé sur Mon Compte Formation ne peut pas faire exécuter par des sous-traitants une part illimitée de son activité CPF. Le plafond a été fixé à 80 % du chiffre d’affaires annuel réalisé sur Mon Compte Formation.
La logique est relativement simple. Si l’organisme a réalisé 100 000 euros de chiffre d’affaires sur Mon Compte Formation pendant la période concernée, le montant pouvant être sous-traité ne doit pas dépasser 80 000 euros.
Ce plafond vise à garantir que l’organisme référencé conserve une activité réelle de formation et ne se contente pas de publier des offres puis d’en transférer systématiquement l’exécution à d’autres prestataires. Le Code du travail prévoit expressément ce plafonnement en proportion du chiffre d’affaires réalisé sur le service Mon Compte Formation.
Avant de valider la déclaration, il est donc utile de rapprocher les montants indiqués dans EDOF de la comptabilité. Un écart peut provenir d’un dossier rattaché à la mauvaise période, d’une facture oubliée, d’une prestation qui n’était pas réellement une sous-traitance ou, au contraire, d’une intervention qui aurait dû être comptabilisée comme telle.
Identifier précisément chaque sous-traitant
Lorsque plusieurs prestataires ont été mobilisés, EDOF demande de transmettre leur liste sous forme de fichier CSV, XLS ou XLSX.
La Caisse des Dépôts prévoit trois informations pour chaque sous-traitant :
| Champ | Format attendu |
|---|---|
| SIRET | 14 chiffres sans espace ni caractère spécial |
| Raison sociale | Nom de l’organisme |
| Numéro de déclaration d’activité | 11 caractères alphanumériques sans espace ni caractère spécial |
Le portail recommande également de conserver un fichier simple, avec une seule feuille, trois colonnes et aucune ligne vide. Les cellules doivent être au format texte afin d’éviter notamment la modification automatique de certaines valeurs par le tableur.
Ce détail peut sembler purement technique, mais il devient vite important lorsque plusieurs dizaines de sous-traitants doivent être importés. Attendre le 30 septembre pour découvrir qu’un fichier est rejeté à cause de son format est une difficulté facilement évitable.
Le NDA ne suffit pas à rendre un sous-traitant éligible
La déclaration annuelle est également l’occasion de vérifier que les prestataires mobilisés respectaient bien les conditions applicables à la sous-traitance CPF.
Le sous-traitant doit notamment disposer d’un numéro de déclaration d’activité, être à jour de ses obligations légales, sociales et fiscales, posséder les capacités pédagogiques nécessaires et ne pas faire l’objet d’un déréférencement empêchant son intervention. Il lui est par ailleurs interdit de sous-traiter à son tour l'action qui lui a été confiée.
Selon sa situation, il doit également être certifié Qualiopi et disposer de l’habilitation nécessaire lorsqu’il intervient sur une formation préparant une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique. Des exceptions existent, notamment pour certains sous-traitants relevant du régime micro-social et pour certaines interventions ne couvrant pas un bloc complet ou une certification entière.
La déclaration ne doit donc pas être traitée comme un simple inventaire administratif. Elle oblige aussi le donneur d’ordre à se demander si les prestataires déclarés pouvaient effectivement réaliser les prestations qui leur avaient été confiées.
Qualiopi et habilitation à former répondent à deux questions différentes
Ces deux exigences sont parfois mélangées alors qu’elles ne vérifient pas la même chose.
Qualiopi porte sur le système qualité du prestataire. L’habilitation à former résulte, elle, de la relation avec le certificateur lorsque la prestation prépare à une certification RNCP ou RS.
Un sous-traitant peut donc être parfaitement certifié Qualiopi sans être autorisé à préparer la certification concernée.
Pour les formations certifiantes, il faut vérifier que le prestataire disposait de l’autorisation nécessaire lorsqu’elle était exigée. L’exception applicable aux interventions partielles est importante : lorsqu’un sous-traitant n’intervient ni sur un bloc de compétences complet d’une certification RNCP ni sur l’intégralité d’une certification RS, il peut être dispensé de l’obligation de détenir cette habilitation.
Cette exception ne dispense toutefois pas automatiquement le prestataire des autres obligations applicables.
Le statut EDOF du sous-traitant doit aussi être contrôlé
La Caisse des Dépôts met désormais à disposition, dans l’espace professionnel, un module permettant de rechercher un organisme à partir de son SIRET.
Trois situations peuvent apparaître. Un statut « Validé » indique que le prestataire est référencé. Un statut « Déréférencé » signifie qu’il ne peut pas être utilisé pendant la durée de la sanction. Enfin, la mention « Non connu » n’équivaut pas à un référencement, mais signifie qu’aucun déréférencement connu n’empêche actuellement la relation.
Cette vérification ne doit d’ailleurs pas être limitée à la campagne annuelle. Le ministère rappelle que l’organisme donneur d’ordre doit rester vigilant pendant toute la relation et pouvoir démontrer qu’il s’est assuré de l’éligibilité de son sous-traitant.
Autrement dit, la déclaration du mois de septembre photographie l’activité passée, mais la responsabilité du donneur d’ordre existe toute l’année.
Vérifier les contrats plutôt que simplement leur existence
Le recours à un sous-traitant dans le cadre du CPF doit faire l’objet d’un contrat écrit. Le Code du travail définit plusieurs informations qui doivent y apparaître.
Le contrat doit notamment préciser :
- les missions confiées au sous-traitant
- le contenu de l’action concernée
- la sanction ou l’issue prévue de la formation
- les moyens mobilisés
- les conditions de réalisation et de suivi
- la durée et la période d’intervention
- le montant versé au sous-traitant
Il doit également être cohérent avec ce qui s’est réellement passé. Un contrat générique indiquant simplement « prestation de formation » ne permet pas nécessairement d’établir quelle partie de l’action a été réalisée, pendant quelle période et pour quel montant.
Cette vérification est particulièrement importante en cas de contrôle. Le ministère indique que les services peuvent demander les contrats, les factures et les documents comptables associés afin de vérifier la réalité et le volume de la sous-traitance déclarée.
La sous-traitance en cascade reste interdite
Un organisme référencé peut confier tout ou partie d’une action à un sous-traitant dans les limites prévues par la réglementation. Ce sous-traitant ne peut toutefois pas confier à son tour l’exécution de cette action à un autre organisme.
L’interdiction est explicitement prévue par l’article R. 6333-6-2 du Code du travail.
Le donneur d’ordre doit donc savoir qui a réellement réalisé la formation. Lorsqu’une personne ou une structure différente de celle figurant au contrat est intervenue, il ne suffit pas de considérer qu’il s’agit d’une question d’organisation interne au prestataire.
Le ministère recommande d'ailleurs de prévoir explicitement dans le contrat l’interdiction de la sous-traitance de second rang et de vérifier que l’exécution est bien assurée par le prestataire choisi.
Attention à ne pas qualifier toute intervention extérieure de sous-traitance
Toutes les interventions d’un professionnel extérieur ne constituent pas automatiquement une sous-traitance d’action de formation.
Le ministère donne notamment l’exemple d’un expert extérieur intervenant ponctuellement en présence du formateur responsable de la formation. Tant que la formation continue à être conduite sous la responsabilité directe de l’organisme, cette intervention peut relever d’une prestation de service plutôt que d’une sous-traitance de l’action.
La situation change lorsque les stagiaires sont confiés au tiers et que celui-ci assure directement une partie de la formation à la place de l’organisme. Il devient alors nécessaire d’analyser la relation comme une véritable sous-traitance.
Cette distinction est importante pour la déclaration, car compter toutes les prestations externes comme de la sous-traitance peut fausser le montant déclaré. À l’inverse, présenter une véritable délégation de formation comme une simple prestation de service ne permet pas d’échapper aux règles applicables.
La déclaration annuelle ne régularise pas une situation irrégulière
Déclarer correctement un sous-traitant ne signifie pas que les conditions de recours à ce prestataire étaient nécessairement conformes.
Si un contrat obligatoire manque, si un sous-traitant n’avait pas la qualité nécessaire, s’il était déréférencé ou s’il a lui-même sous-traité l’action, le fait de l’inscrire dans le fichier transmis à EDOF ne fait pas disparaître le problème.
La déclaration et la conformité sont donc deux sujets complémentaires. La première donne à la Caisse des Dépôts une vision du recours à la sous-traitance. La seconde peut être vérifiée dans le cadre d’un contrôle, notamment à partir des contrats, factures, justificatifs et éléments permettant d’identifier la personne ayant réellement réalisé la prestation.
C’est pourquoi cette dernière ligne droite avant le 30 septembre peut être utilisée comme une véritable revue de conformité plutôt que comme une simple formalité administrative.
Que faire si l’organisme n’a utilisé aucun sous-traitant en 2025 ?
C’est le cas le plus simple, mais aussi celui dans lequel il serait facile d’oublier complètement la campagne.
L’organisme doit se connecter à son espace EDOF, indiquer qu’il n’a pas eu recours à la sous-traitance pour les actions éligibles au CPF pendant la période concernée, puis enregistrer la déclaration. La Caisse des Dépôts précise expressément que cette démarche reste obligatoire même lorsque la réponse est négative.
Il n’est donc pas nécessaire d’inventer une liste vide, de déposer un fichier sans ligne ou de transmettre un document spécifique. La réponse négative enregistrée dans EDOF constitue la déclaration.
Les contrôles à effectuer avant de cliquer sur « Enregistrer »
À quelques jours de l’échéance, une vérification finale peut tenir dans un tableau relativement court.
| Vérification | Question à se poser |
|---|---|
| Période | Ai-je uniquement pris en compte les prestations facturées entre le 1er janvier et le 31 décembre 2025 ? |
| Chiffre d’affaires | Le montant EDOF correspond-il à ma comptabilité ? |
| Sous-traitance | Ai-je identifié toutes les prestations réellement confiées à un tiers ? |
| Plafond | Le montant sous-traité respecte-t-il la limite de 80 % ? |
| Liste | Tous les sous-traitants concernés figurent-ils dans le fichier ? |
| Identité | Les SIRET, raisons sociales et NDA sont-ils exacts ? |
| Éligibilité | Les conditions relatives à Qualiopi et aux habilitations ont-elles été vérifiées ? |
| Contrats | Chaque intervention est-elle couverte par un contrat suffisamment précis ? |
| Cascade | Puis-je confirmer que le sous-traitant a lui-même réalisé l’action confiée ? |
| Preuves | Les contrats, factures et justificatifs peuvent-ils être retrouvés rapidement ? |
Cette revue ne nécessite pas de reconstruire tout le système qualité de l’organisme. Elle permet simplement de rapprocher ce qui va être déclaré de ce qui s’est réellement passé.
Ne pas compter sur une nouvelle période de tolérance
La première campagne de déclaration avait bénéficié en 2025 d’un délai supplémentaire, l’outil étant nouveau et plusieurs difficultés techniques ayant été rencontrées. La Caisse des Dépôts avait alors prolongé exceptionnellement la période jusqu’au 31 décembre 2025.
Rien dans les informations publiées pour la campagne 2026 n’annonce une prolongation comparable. La date communiquée reste donc le 30 septembre 2026.
Il serait risqué d’attendre une éventuelle tolérance sur la base de ce qui s’est produit lors de la première campagne.
Le ministère indique par ailleurs que l’absence de réponse à la déclaration peut entraîner l’application des sanctions prévues par les règles de référencement, jusqu’au déréférencement de l’organisme donneur d’ordre de Mon Compte Formation.
L’enjeu dépasse donc largement une formalité administrative en retard.
Le 30 septembre clôt la déclaration, pas le travail sur la sous-traitance
Une fois la déclaration 2026 enregistrée, le sujet ne disparaît pas jusqu’à la campagne suivante.
Le donneur d’ordre reste responsable des actions réalisées pour son compte. Avant de conclure un nouveau contrat, il doit vérifier la situation du prestataire, ses compétences, son NDA, ses éventuelles obligations Qualiopi et ses habilitations. Il doit également s’assurer que le contrat décrit correctement l’intervention et que le sous-traitant ne délègue pas à son tour l’action.
La Caisse des Dépôts peut par ailleurs demander à connaître les sous-traitants utilisés au moment d’un contrôle, indépendamment de la campagne annuelle.
La bonne pratique consiste donc moins à préparer une déclaration une fois par an qu’à tenir tout au long de l’année un registre exploitable des sous-traitants, des contrats, des vérifications réalisées et des montants correspondants.
Dans cette logique, la déclaration du 30 septembre devient beaucoup plus simple : elle n’est plus une recherche rétrospective dans les contrats et la comptabilité, mais l’extraction d’informations déjà suivies.
Une échéance à traiter maintenant
Pour les organismes n’ayant eu recours à aucun sous-traitant en 2025, quelques minutes peuvent suffire à remplir l’obligation.
Pour les autres, le travail dépend surtout de la qualité du suivi réalisé pendant l’année : identifier les bons prestataires, rapprocher les montants, contrôler les contrats et vérifier les conditions d’intervention peut demander davantage de temps qu’une simple saisie dans EDOF.
Attendre le 30 septembre n’apporte donc aucun avantage.
À cette date, la question ne devrait plus être de savoir quels prestataires ont travaillé sur les dossiers CPF en 2025. Elle devrait simplement être de vérifier une dernière fois que les données saisies dans EDOF correspondent aux contrats, aux factures et aux prestations réellement exécutées.
C’est finalement l’objectif principal de cette déclaration : rendre visible qui réalise réellement les formations proposées sur Mon Compte Formation et dans quelles proportions.
